E-Procurement
E-Procurement-System - die operative Beschaffung auf elektronischem Weg.
Der Elektronische Beschaffungsprozess bietet mit der Nutzung von E-Procurement einige Vorteile:
Kosteneinsparung
Eine E-Procurement Software kann dazu beitragen, die Beschaffungskosten zu senken, da der Prozess automatisiert und damit die Notwendigkeit von manuellen Eingriffen reduziert wird. Durch E-Procurement-Systeme können Unternehmen auch von Skaleneffekten profitieren und dadurch günstigere Preise für Waren und Dienstleistungen erzielen.
Verbesserte Kontrolle:
E-Procurement-Systeme bieten eine bessere Kontrolle über den Beschaffungsprozess, da alle Transaktionen elektronisch erfasst und leicht nachverfolgt werden können. Dies führt zu mehr Transparenz und ermöglicht es Unternehmen, den Prozess der Beschaffung zu überwachen und zu kontrollieren.
Bessere Datenqualität:
E-Procurement-Systeme ermöglichen es Unternehmen, Daten zu sammeln und zu analysieren, die genaue Einblicke in den Beschaffungsprozess bieten. Dadurch können Unternehmen ihre Lieferanten Entscheidungen auf fundiertere Daten stützen und den Beschaffungsprozess kontinuierlich verbessern.
E-Procurement hilft Unternehmen, ihre Beschaffungsprozesse effizienter und kosteneffektiver zu gestalten und gleichzeitig die Qualität der Beschaffungsaktivitäten zu verbessern.
Beschleunigen und vereinfachen Sie Ihre Beschaffungsprozesse mit einem E-Procurement-System.
Eine OCI Schnittstelle und OCI-Background Search bieten Ihnen eine benutzerfreundliche Artikelsuche und Indexierung externer Suchergebnisse.
Die Multi-Lieferanten-Kataloglösung ermöglicht es Ihnen, den klassischen Katalogeinkauf zentral und effizient in Ihrem eigenen Shop zu realisieren. Dabei können Sie sowohl interne als auch externe Kataloge per OCI-Schnittstelle anbinden und intuitiv bedienen.
Ein E-Procurement-System bietet Ihnen auch unbegrenzte Anbindungsmöglichkeiten an Ihr ERP-System. Die Lösungen können nahtlos in Ihr SAP, Microsoft Dynamics oder jedes andere ERP-System integriert werden. So haben Sie alle Bedarfe an indirekten Materialien, Freitextanfragen, Dienstleistungen und konfigurierbaren Artikeln zentral im Griff.
Die Spend-Management Lösung bietet integrierte Reporting-Funktionen. So behalten Sie immer den Überblick über den Beschaffungsprozess und können alle Prozessschritte automatisch dokumentieren und archivieren. Dies gewährleistet die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
E-Procurement ermöglicht es Ihnen auch, komplexe Freigabeprozesse durch intelligente Workflows und automatisierte Benachrichtigungen zu beschleunigen.
Dank Mobile App's können Sie Genehmigungen auch unterwegs per Knopfdruck erteilen und Ihren Wareneingang buchen.
Eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Ihnen das Clearing von Dokumenten und Begleitdokumenten wie Lieferscheinen ihrer Lieferanten.
E-Procurement-Systeme sind modular aufgebaut und können mit anderen Lösungen wie E-Sourcing und Lieferantenmanagement / SRM ergänzt werden. So können Sie beispielsweise (Freitext-) Anfragen aus dem E-Procurement problemlos in das E-Sourcing zur Angebotsaufforderung überführen.
Mit E-Procurement optimieren und automatisieren Sie die Beschaffungsprozesse Ihrer Organisation. Mittels cleverer und selbststeuernder Informationsübermittlung zwischen Anforderern, Freigebern, Einkäufer und Lieferanten bestellen Sie kostengünstiger, effizienter und sicherer.
E-Procurement Systeme: Der Bestellablauf in drei Varianten
Der Bestellablauf über eine EDI-Schnittstelle kann je nach den Anforderungen im Unternehmen auf drei verschiedene Arten erfolgen:
Direkte Bestellung beim Lieferanten und gleichzeitige Integration der Bestellung in das ERP-System:
Der Besteller meldet sich bei der E-Procurement-Plattform an und fügt dort Produkte zum Warenkorb hinzu. Mit dem Absenden des Warenkorbs wird automatisch eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst. Parallel dazu wird die Bestellung über die EDI-Schnittstelle im ERP-System angelegt. Damit wird der Bestellvorgang im ERP-System automatisiert erfasst und alle zur Bestellung gehörigen Daten ins System integriert. Durch eine anpassungsfähige Gestaltung des E-Procurement-System können Genehmigungsprozesse flexibel konfiguriert werden. Die Freigaben werden in der Regel über automatisch generierte E-Mails erteilt. Anwender profitieren von einem geringeren Arbeitsaufwand bei gleichzeitiger Datenkontrolle über ihre Bestellvorgänge.
Erstellung des Warenkorbs in der E-Procurement-Plattform – Bestellanlage und Bestellauslösung im ERP-System:
Der Besteller greift über das E-Procurement-System auf den Katalog des Lieferanten zu und befüllt seinen Warenkorb. Im Gegensatz zum ersten Szenario löst das Absenden des Warenkorbs nicht sofort eine Bestellung beim Lieferanten aus, sondern erstellt vorerst nur eine Bestellanforderung im ERP-System. Die vorgesehenen Schritte für den Genehmigungsprozess werden im ERP durchgeführt. Erst nach Abschluss dieses Prozesses wird die Bestellung über das E-Procurement-System zum Lieferanten gesendet und aktiviert. Alle diese Schritte finden automatisch statt, was den Arbeitsaufwand erheblich reduziert.
Integration der Katalog, bzw. Shop-Systeme durch Punch Out / OCI:
Der Besteller meldet sich im ERP-System an und gelangt von dort in das Shop-System oder den Katalog (OCI-Punch-Out). Im Shop/Katalog befüllt der Anforderer seinen Warenkorb. Mit Absenden des Warenkorbs wird die Bestellung nicht direkt an den Lieferanten geschickt, sondern zunächst in die Bestell- oder Bedarfsanforderungsmaske des unternehmenseigenen ERP-System übertragen. Damit fließen auch alle die Bestellung betreffenden Daten wie Preis, Artikelnummer, Rechnungs- oder Kontierungsnummer direkt ins ERP-System ein. Die Bestellung durchläuft dann einen individuell auf das Unternehmen angepassten Freigabeprozess. Dabei wird die Zeichnungsrichtlinie des Unternehmens eingehalten. Wenn alle vorgegebenen Richtlinien und Pflichtfelder erfüllt sind, wird die Bestellung automatisch ausgelöst und an den Lieferanten übertragen.
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