Vertragsmanagement
Die digitale Vertragsakte ermöglicht eine umfassende Vertragsverwaltung
Vorteile eines Vertragsmanagement-System
Warum das Vertragsmanagement optimieren?
- Zuverlässiges Fristenmanagement erinnert Sie automatisch an ablaufende Fristen - so sparen Sie sich Ärger und unnötige Kosten.
- Umfassenden Überblick über alle relevanten Informationen wie Notizen und E-Mails, die in der Vertragsakte digital hinterlegt werden.
- Einfache Vertragserstellung durch Vorlagenmanagement - komplexere Vorlagen für Verträge können standardisiert werden, bei denen zum Beispiel Textbausteine bereits hinterlegt sind.
- Die Digitalisierung und Indexierung ermöglicht eine schnelle Durchsuchbarkeit der Vertrags-Unterlagen.
- Abbildung des gesamten Vertrags-Zyklus.
- Verknüpfung mit allen Vertragsunterlagen (Verwaltungsakten, Rahmenverträge, Vertragsergänzungen, Vorgänger- und Nachfolge-Verträge, zusätzliche Verträge mit dem gleichen Vertragspartner.
Volle Kontrolle aller Vertragsdokumente durch Fristenmanagement
Von der digitalen Vertragserfassung über die zuverlässige Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung aller Vertragsdokumente: Mit einem Vertragsmanagement bzw. digitalen Vertragsverwaltung behalten Sie immer die volle Übersicht und Kontrolle über alle Vertragsdokumente.
Besonders im Vertragswesen ist das Risiko Fristen zu verpassen hoch. Die Folge sind unnötige und ungewollte Kosten. Mit einem Vertragsmanagement gestalten Sie das Fristenmanagement all Ihrer Vertragswerke einfach und unkompliziert. Sie werden rechtzeitig an alle vertragsrelevanten Termine und ablaufende Fristen erinnert.
Alle vertragsrelevanten Informationen wie Korrespondenzen, E-Mails samt E-Mail-Anhänge, Notizen usw. werden in einer lückenlosen Vertragshistorie über den gesamten Zyklus der Vertragsphasen standortunabhängig gespeichert.
Neben dem Fristenmanagement bietet das digitale Vertragsmanagement noch weitere Funktionen wie clevere Berechtigungskonzepte oder eine schnelle Suche nach wesentlichen Informationen bis hin zu komplexeren Auswertungen.
Funktionen der digitalen Vertragsakte
für optimales und effizientes Vertragsmanagement
Umfassende Vertragsverwaltung
Sicher und einfach Verträge in der Cloud oder On Premise verwalten. Volle Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus.
Einfache Datenpflege
Das Stammdatenverzeichnis mit automatischer Update-Funktion enthält Informationen zu Vertragspartnern und Lieferanten.
Erweiterbarkeit
Mit der Erweiterung um digitale Signaturen wird auch die Vertragsunterzeichnung digitalisiert.
Andere digitale Akten wie eine Lieferantenakte ermöglichen den schnellen, einfachen und digitalen Zugriff auf alle relevanten Dokumente.
Clevere Berechtigungskonzepte
Gewähren Sie ganz flexibel Lese- und Schreibzugriff auf alle Verträge in Ihrer Vertragsdatenbank über ein differenziertes Berechtigungskonzept.
Schnelle Suche
Die praktische Suchfunktion in Vertragsakten ermöglicht die rasche Recherche nach wesentlichen Vertragsinformationen bis hin zu komplexen Auswertungen.
Contract Management
In einer digitalen Vertragsakte werden ein Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen/Dokumente gesammelt und strukturiert.
Wollen Sie mehr über digitales Vertragsmanagement erfahren?
Lückenlose Vertragshistorie in der digitalen Vertragsakte
In der digitalen Vertragsakte werden nicht nur Verträge, sondern auch sämtliche vertragsrelevanten Informationen und Dokumente eines Vertragsverhältnis organisiert. Auch Vertragsergänzungen, Kündigungsschreiben, Angebote, Ausschreibungsunterlagen, Vorverträge und zusätzliche Korrespondenz wie Notizen, E-Mail-Anhänge und vieles mehr werden gespeichert. So entsteht eine lückenlose Vertragshistorie.
Mit einem Vertragsmanagement-System haben Sie jederzeit einen umfassenden Überblick über alle relevanten Informationen und können schnell auf benötigte Dokumente zugreifen. Die Digitalisierung ermöglicht eine schnelle Durchsuchbarkeit der Unterlagen, sodass Sie in kürzester Zeit die gewünschten Daten finden. Ein weiterer Vorteil eines digitalen Vertragsmanagements ist das Vorlagenmanagement. Komplexere Vorlagen für Verträge können mit hinterlegten Textbausteinen standardisiert werden. Dies erleichtert nicht nur die Erstellung von neuen Verträgen erheblich, sondern sorgt auch dafür, dass diese einheitlicher gestaltet werden.
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