Rechnungseingang automatisieren
Intelligentes Rechnungseingang Management -
Vom digitalen Rechnung Eingang über die Freigabe bis zur Buchung - Ihr digitaler Rechnungsprozess
Optimieren Sie den Rechnungsprüfungsprozess und starten mit der Digitalisierung des Rechnungeingang.
Ihre Vorteile im digitalen Rechnungseingang Prozess:
Rechnungseingang digital mit künstliche Intelligenz - AI
Automatisierte Rechnungseingang Software mit künstliche Intelligenz macht den Rechnungsworkflow effizienter und Rechnungsprozesse werden vereinfacht. Maximieren Sie Ihre Dunkelbuchungsquote, auch für Rechnungen ohne Bestellbezug, mit unseren KI-gestützten Lösungen.
Business Intelligence (BI) für den Rechnungsprozess
Mit einem digitalen Rechnungseingang messen Sie Kenngrößen, wie. Skontoverlust pro Kreditor, Durchlaufzeiten von Rechnungen, involvierte User, Dunkelbuchsgungsraten, Sperr-Gründe, Top-Lieferanten, etc.
Vergleichen Sie Ihre Rechnungsprüfung anhand von KPI's (Key Performance Indikatoren). Oder sie nutzen die Daten über eine Standard API in Ihrem BI-Tool, wie Microsoft Power BI.
Purchase to Pay Digitalisierung
ROI Berechnung Ihrer Rechnungseingangslösung?
Kontaktieren Sie uns, dann berechnen wir Ihr mögliches Einsparpotenzial mit einer digitalen Lösung und die Amortisationszeit eines Rechnungseingangsprojektes.
Reduzieren Sie den Erfassungs- und Prüfaufwand und sparen mit einer Automatisierten Rechnungseingang Lösung bis zu 47 % der Bearbeitungszeit und etwa 4 EURO pro Rechnung.
Der erste Schritt in der Digitalisierung des Rechnungseingang der Start in einen automatisierten Rechnungseingang Prozess. Analoge oder digitale Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften in beliebigem Format werden gegebenenfalls digitalisiert, automatisch erkannt und mittels SAP Stammdaten validiert (z.B. per OCR Lösung).
Die Eingangsdaten der Belege im XML (z.B. ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung), PDF oder anderem Format werden automatisch an das SAP System übergeben. Simultan zur Datenübergabe an SAP werden die Dokumente über die SAP „ArchiveLink“-Schnittstelle abgelegt.
Für die Prüfung, Ergänzung und Vervollständigung der Belegdaten, kann eine SAP, FIORI, WEB oder Mobile Device Oberfläche in der Rechnungseingang Lösung verwendet werden. Während des Prozesses werden alle hinzugefügten Belege archiviert und mit dem SAP Objekt verknüpft. Zusätzlich wird am Ende ein Prozessprotokoll erstellt, das ebenfalls archiviert und verknüpft wird.
Mit einer Rechnungseingang Management Software steuern Sie den Bearbeitungsprozess Ihrer Eingangsrechnungen.
Die Funktionen eines digitalen Rechnungseingang Management:
- Alle Eingangsformate (ZugFeRD, Factur-X, XRechnung, EDI, PDF, Papier, QR Rechnungen…)
- Automatischer Bestell- und Wareneingangsabgleich
- Elektronische Freigabe (Einhaltung der Zeichnungsrichtline)
- Digitalisierte Rechnungsoriginale sind per Klick verfügbar
- SAP Integriert und SAP S/4 Hana Ready, inkl. direkter Absprung auf diverse SAP Transaktionen
- Prüfung und Freigabe per SAP GUI, Fiori, Mobile, WEB
- Rechnung Eingang Software in verschiedenen Sprachen verfügbar
Prozess des digitalen Rechnungseingang:
Durch die Protokollierung aller Prüfungsprozesse werden die gesetzlichen Anforderungen (GoBD) erfüllt. Nach geltenden Landesanforderungen müssen alle Rechnungen, Anlagen im Bearbeitungsprozess, Bearbeitungsprotokolle und Konvertierungsprotokolle revisionssicher archiviert werden.
Rechnungseingang automatisieren
Eingangsrechnungen werden über verschiedene Eingangskanäle automatisch empfangen.
z. B. gescannte Papierrechnungen, PDF-Rechnungen, EDI-Rechnungen, Hybride Rechnungen z. B. ZUGFeRD
Aufbereitung der Eingangsrechnung
Die erhaltenen Rechnungen werden nach dem Eingang in einen internen Standard umgewandelt. Elektronische Rechnungen, die bereits strukturierte Daten enthalten, werden konvertiert. Für eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen wird eine OCR-/Texterkennungs-Software eingesetzt, um sie zu identifizieren und die relevanten Informationen extrahieren zu können.
Verarbeitung der Eingangsrechnung
Im Idealfall können Rechnungen automatisch zur Buchung übergeben werden. Eingehende Rechnungen werden mithilfe des ERP-Systems aufbereitet. Kreditorstammdaten, Bestelldaten und Wareneingangsdaten werden ergänzt und automatisch mit Bestellbezug, Mengenabweichungen und Preisabweichungen und landesspezifischen Vorgaben geprüft.
Spezielle Anforderungen in Ihrem Unternehmen?
Vom Pionier zum Marktführer für Fluid Control Systems. Es vergeht kaum ein Tag, an dem wir uns nicht über neue Herausforderungen freuen. Denn alles, was fließt, fasziniert uns. Egal, ob wir es messen, steuern oder regeln. Und sicher ist es auch diese Faszination, dank der wir weltweit führend sind auf dem Gebiet der Fluid Control Systems.
Bei Bürkert entstand aus geregelten Abläufen eine lernende Organisation, die sich durch die Nähe zu ihren Kunden täglich optimiert.
Daher war es uns schon vor ca. 15 Jahren sehr wichtig einen geregelten und effizienten Fluss unserer ca. 180.000 Kreditorenrechnung pro Jahr zu realisieren.
Um diesen Prozess noch weiter zu optimieren und neben Deutschland und Frankreich auch in weitere Länder auszurollen, wollten wir eine Lösung auf dem aktuellsten Stand der Technik.
Neben Erhöhung der Qualität, Reduzierung der Durchlaufzeiten und Aufwandsreduzierung waren uns die Verarbeitung von E-Rechnungen (ZUGFeRD und Faktur-X) sehr wichtig.
Um schnell und effektiv die ideale Lösung zu finden, haben wir uns an die solutions4dp gewandt.
Herr Reicheneder hat anhand unserer Anforderungen, gemeinsam mit uns eine Liste mit möglichen Anbietern erstellt.
Anschließend hat Herr Reicheneder mit uns Kriterien definiert, über die wir sehr schnell eine Short-List bilden konnten.
Auch bei den anschließenden Präsentationen und der Bewertung der Anbieter stand uns Herr Reicheneder, mit seiner langjährigen Marktkenntnis, mit Rat und Tat zur Seite.
Nach nur zwei Monaten hatten wir den für uns passenden Anbieter gefunden.
Um künftig den gesamten Purchase to Pay Prozess zu digitalisieren, ist auch unser Einkauf bereits mit der solutions4dp im Gespräch.
Roland Landwehr
Leiter Finance & Controlling
Optimieren Sie Ihren gesamten Purchase to Pay (P2P) Prozess?
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Ein automatisierter Rechnungseingang reduziert den Erfassungsaufwand, den Prüfaufwand und verkürzt die Durchlaufzeiten. Die Buchhaltung erhält maximale Transparenz über den Status der Eingangsrechnungen.
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