Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten - nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem - problemlos möglich ist. ZUGFeRD ermöglicht die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung.

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie +49 8441 788 675/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm +49 8441 788 675:2012 (PDF/A-3) in ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.

Das ZUGFeRD Format entspricht den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung und kann unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Wer kann ZUGFeRD nutzen?

Unternehmen können das ZUGFeRD Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Verwaltungen und Verbrauchern nutzen. Einen großen Vorteil haben kleine und mittlere Unternehmen. Die Geschäftspartner, die für die Verarbeitung einer Rechnung strukturierte Rechnungsdaten verlangen und benötigen, speisen die Daten der XML-Datei in ihre Systeme ein und ermöglichen ein weitgehend automatisiertes Einlesen und Verarbeiten der Rechnung. Alle Anforderungen an elektronische Rechnungen, die von öffentlichen Verwaltungen benötigt werden, werden durch das ZUGFeRD-Profil EN16931 berücksichtigt. Durch die kombinierten Aufbauprinzipien kann ZUGFeRD von allen Rechnungsempfängern im Rahmen ihrer Prozesse optimal genutzt werden.

Wie erstellt man selbst eine Rechnung mit ZUGFeRD?

Sie benötigen eine Software, die das hybride PDF-Format erstellen kann. Firmen die ZUGFeRD 1.0 nutzten konnten schon nach kurzer Zeit Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellen, Einlesen und Auswerten. Die FeRD-Organisation geht davon aus, dass auch die Integration der Version 2.0 des ZUGFeRD-Formats in kurzer Zeit für viele Softwareprodukte zur Verfügung steht.

Viele Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software unterstützen ZUGFeRD bereits und werden ihre Angebote entsprechend erweitern, so dass die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen im Rahmen der bisher bekannten Buchhaltungs- bzw. ERP-Software erfolgen kann. Selbstverständlich kann ZUGFeRD auch in eigene, unternehmensspezifische Lösungen integriert werden.

Der angebotene Download der ZUGFeRD-Spezifikation richtet sich insbesondere an Unternehmen der IT- und Software-Branche, um das Datenmodell von ZUGFeRD 2.0 in ihre Software integrieren zu können. Nutzer dieser Software können dann ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und verarbeiten. Endnutzer müssen sich nicht mit dem Standard als solchem beschäftigen.

Weitere Informationen zu ZUGFeRD finden Sie bei FeRD >> > dem Forum elektronischer Rechnungen Deutschland.