XRechnungen für öffentliche Auftraggeber
Toni Reicheneder • 24. Juni 2020
Haben Sie öffentliche Auftraggeber? Dann müssen auch Sie auf XRechnung umstellen.
Wenn auch Sie öffentliche Auftraggeber haben, müssen Sie bis zum 27.11.2020 Rechnungen in elektronischer Form (XRechnungen) ausstellen und übermitteln.
Die obersten Bundesbehörden in Deutschland nehmen bereits seit November 2018 elektronische Rechnungen im Format XRechnung an.
Mit dem 27.11.2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, Rechnungen im elektronischen Format (XRechnungen) zu empfangen. Aber auch alle Auftragnehmer müssen XRechnungen an Ihre öffentlichen Auftraggeber versenden können.
Die Frage ist also nicht mehr, ob man als Unternehmen auf den elektronischen Rechnungstausch mit XRechnung umstellen sollte, sondern wie und bis wann. Europaweit werden Unternehmen am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards – kurz KoSIT, hat sie im Auftrag des IT-Planungsrates von Bund und Ländern entwickelt. Eine XRechnung ist eine XML-Datei.
Ist E-Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung das gleiche?
ZUGFeRD und XRechnung sind beides E-Rechnungen. Mit E-Rechnungen bezeichnet man häufig alle elektronischen Formate, sowohl unstrukturierte wie PDFs oder gescannte Papierrechnungen, aber auch strukturierte Daten-Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDI. Nur maschinenlesbare Formate sind EU-Richtlinie 2014/55/EU konform. Auch Anforderungen hinsichtlich Syntax und semantischem Modell sind in der EU-Richtlinie geregelt.
Wie muss die XRechnung verschickt werden?
Die Richtlinie 2014/55/EU gibt keine verbindlichen Übertragungswege für die Einreichung elektronischer Rechnungen vor, sondern überlässt die Regelung diesbezüglich den Mitgliedstaaten. Für die Übermittlung der elektronischen Rechnung an den Bund stehen vier Einbringungsarten zur Verfügung (Web-Formular, Upload von Files, Web-Services, DE-Mail/E-Mail). Dies kann auf Landes Ebene oder Kommunaler Ebene unterschiedlich sein. Allerdings hat sich der IT-Planungsrat für den flächendeckenden Anschluss der deutschen Verwaltung an PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ausgesprochen.
PEPPOL bündelt verschiedene Initiativen, um elektronische öffentliche Vergabeverfahren in der EU zu unterstützen. Im Zusammenhang mit der XRechnung ist meist die PEPPOL Transport Infrastructure gemeint.
https://www.beta.bund.de/DE/Leistung/99120003261000/Elektronische_Rechnung_Entgegennahme.html
Wie muss eine Ausgangsrechnung (XRechnung) nach GoBD aufbewahrt werden?
Alle Informationen, die erforderlich sind um den Rechnungsinhalt (inkl. Strukturinformationen) belegen zu können sind relevant. Dabei ist die “Ausgangsrechnung” in dem Format vorzuhalten, in dem sie erstellt wurde (wenn elektronisch, dann auch im ursprünglichen Format).
Elektronische Unterlagen sind in einem Verfahren unveränderbar, gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter geschützt aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die Haltbarkeit, die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit der Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt werden.
Ausgehend von den GoBD ist der „XRechnungs-Prozess“ in einer Verfahrensdokumentation nieder zu legen und muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich der formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein.
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